การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับงานสอบบัญชี

          ในปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์สารสนเทศ ได้เข้ามามีบทบาทอย่างสูงในวงการธุรกิจโดยเฉพาะการประมวลผลข้อมูลเพื่อใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ซึ่งมีผลกระทบโดยตรงต่อผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีทุกแขนง เนื่องจากเป็นผู้ที่มีหน้าที่โดยตรงในการเสนอข้อมูลทางการเงินต่บุคคล
ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับธุรกิจ
          งานสอบบัญชีเป็นงานที่ต้องตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทางการเงินเพื่อให้ผู้ใช้ข้อมูลได้
ความมั่นใจในความถูกต้องครบถ้วนอย่างเพียงพอที่จะใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ในกรณีที่กิจการ
มีการใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผลข้อมูล การสอบบัญชีจะต้องมีการปรับกระบวนการทำงานให้สอดคล้อง
และเหมาะสม ทั้งนี้ จะต้องปฏิบัติให้เป็นไปตามมาตรฐานการสอบบัญชีที่กำหนดโดยสมาคมนักบัญชี
และผู้สอบบัญชีแห่งประเทศไทยด้วย
มาตรฐานการสอบบัญชีที่เกี่ยวกับการตรวจสอบระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์
มาตรฐานการสอบบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์มี 2 ฉบับ
ได้แก่ มาตรฐานการสอบบัญชี รหัส 401 “การสอบบัญชีในสภาพแวดล้อมของระบบสารสนเทศที่ใช้
คอมพิวเตอร์” กำหนดเกี่ยวกับการสอบบัญชีกิจการที่ประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ ดังนี้
• ผู้สอบบัญชีควรมีความรู้เกี่ยวกับระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์อย่างเพียงพอ
เพื่อวางแผน สั่งการ ควบคุมดูแล และสอบทานงานที่ได้ปฏิบัติ รวมทั้งต้องพิจารณาว่า
จำเป็นต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญด้านระบบสารสนเทศช่วยในการตรวจสอบหรือไม่
• การที่ข้อมูลถูกเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์ การประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลจำนวน
มากด้วยคอมพิวเตอร์ อาจทำให้ผู้สอบบัญชีจำเป็นต้องใช้เทคนิคการตรวจสอบโดยใช้
คอมพิวเตอร์ช่วย (Computer Assisted Audit Techniques – CAATs) เพื่อเพิ่มประสิทธิ
ภาพในการปฏิบัติงานสอบบัญชี และในบางสถานการณ์ผู้สอบบัญชีไม่อาจจะตรวจสอบ
ให้ได้หลักฐานที่เพียงพอหากไม่ใช้เทคนิคการตรวจสอบโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วย
มาตรฐานอีกฉบับหนึ่ง คือ มาตรฐานการสอบบัญชี ฉบับที่ 35 “การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการ
สอบบัญชี” มีวัตถุประสงค์เพื่อให้แนวทางในการพิจารณาใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการสอบบัญชี รวมทั้ง
เทคนิคต่าง ๆ ของการสอบบัญชีโดยใช้คอมพิวเตอร์ ดังนี้
• ลักษณะงานที่สามารถใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการสอบบัญชี มีดังนี้
1. การทดสอบรายละเอียดของรายการบัญชีและยอดคงเหลือ ตัวอย่างเช่น
    1.1 การใช้โปรแกรมทดสอบการคำนวณราคาสินค้าคงเหลือ
    1.2 การใช้โปรแกรมเพื่อการคัดเลือกข้อมูลเพื่อใช้ในการตรวจสอบ เช่น การเลือก
รายการที่มีจำนวนเงินสูงเกินกว่าวงเงินที่กำหนดไว้
2. การวิเคราะห์เปรียบเทียบ ตัวอย่างเช่น
    2.1 การใช้โปรแกรมเพื่อการตรวจสอบอ่านแฟ้มข้อมูลเพื่อค้นหารายการผิดปกติ เช่น
การสอบทานรายการสินค้าคงเหลือที่มีปริมาณคงเหลือเป็นยอดติดลบ หรือ
การสอบทานยอดลูกหนี้คงเหลือที่มีจำนวนเกินวงเงินสินเชื่อที่ได้รับอนุมัติ เป็นต้น
    2.2 การใช้โปรแกรมเพื่อการตรวจสอบสรุปผลข้อมูลในรูปรายงานเพื่อใช้ในการ
วิเคราะห์เปรียบเทียบ เช่น รายงานการวิเคราะห์สินค้าล้าสมัย เป็นต้น
3. การทดสอบการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายใน ตัวอย่างเช่น
    3.1 การสอบทานความเหมาะสมของค่าของข้อมูล ได้แก่ การกำหนดให้คอมพิวเตอร์
อ่านข้อมูลนำเข้า แล้วนำค่าที่อ่านได้ไปเปรียบเทียบกับค่าที่ได้กำหนดไว้แล้ว
ล่วงหน้าในโปรแกรมคำสั่งงาน เช่นการจ่ายเงินบางชนิดกำหนดให้จ่ายไม่เกิน
50,000.00 บาท เป็นต้น
    3.2 การสอบทานประเภทของข้อมูล ได้แก่ การตรวจสอบข้อมูลนำเข้าว่าข้อมูลนั้นเป็น
ข้อมูลประเภทที่กำหนดไว้หรือไม่ เช่น ข้อมูลราคาต่อหน่วยต้องเป็นตัวเลขล้วน ๆ
ไม่ควรมีตัวอักษรหรือข้อมูลอื่นที่มิใช่ตัวเลขปะปน เป็นต้น
• ข้อควรพิจารณาเมื่อใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการสอบบัญชี
1. ความรู้ ความสามารถและความชำนาญงาน ตลอดจนประสบการณ์ทางด้าน
คอมพิวเตอร์ของผู้สอบบัญชี
2. ความเหมาะสมและสอดคล้องกันระหว่างโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้เพื่อการตรวจสอบ
กับอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ของกิจการ
3. สถานการณ์ที่จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการสอบบัญชี
4. ลักษณะการจัดเก็บและขนาดแฟ้มข้อมูลที่จะทดสอบ
5. ประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการสอบบัญชี
6. ช่วงเวลาการตรวจสอบ
การประมวลผลสารสนเทศกับการตรวจสอบ
การที่สหกรณ์นำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้ในการบริหารจัดการนั้น สิ่งที่ส่งผลกระทบ
กับงานตรวจสอบมากที่สุดคือระบบการประมวลผล เพราะการประมวลผลเป็นกระบวนการที่ทำโดย
โปรแกรมที่ขาดร่องรอยการตรวจสอบที่มองเห็นด้วยตา จึงยากต่อการเข้าใจ นอกจากนั้นการประมวลผล
ได้เปลี่ยนรูปแบบหลักฐานทางบัญชีให้อยู่ในแฟ้มคอมพิวเตอร์ ไม่ใช่หลักฐานทางกระดาษอย่างเช่น
ที่เป็นอยู่เมื่อประมวลผลด้วยมือ ดังนั้น การตรวจสอบว่าผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลด้วย
คอมพิวเตอร์มีความน่าเชื่อถือได้หรือไม่ ผู้ตรวจสอบจำเป็นต้องเข้าใจหลักการพื้นฐานการประมวลผล
วิธีการบันทึกข้อมูล แฟ้มข้อมูล รวมทั้งควรเข้าใจการประมวลผลสารสนเทศทางการบัญชีด้วย
1. ระบบสารสนเทศทางบัญชี (Accounting Information System)
ระบบสารสนเทศทางบัญชี หมายถึง ระบบคอมพิวเตอร์ของสหกรณ์ที่ใช้ในการประมวลผล
สะสมยอด จัดประเภท วิเคราะห์และรายงานผลจากรายการหรือกิจกรรมทางบัญชีเพื่อเป็นระบบ
สารสนเทศให้แก่ผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกสหกรณ์ ผลลัพธ์ที่สำคัญที่เกิดจากระบบสารสนเทศทาง
การบัญชีคือ งบการเงิน ประกอบด้วยงบดุล เป็นงบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุนเป็นงบแสดงผล
การดำเนินงานในแต่ละรอบปีบัญชี การประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศทางการบัญชีของสหกรณ์
ที่ดำเนินธุรกิจจัดหาสินค้ามาจำหน่าย เกิดจากระบบงานต่างๆ ดังต่อไปนี้
• ระบบบัญชีแยกประเภท
• ระบบการจำหน่ายสินค้า
• ระบบลูกหนี้การค้า
• ระบบการซื้อสินค้า
• ระบบเจ้าหนี้การค้า
• ระบบสินค้าคงคลัง
2. ระบบสารสนเทศแบบบูรณาการ (Integrated System)
การประมวลผลของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศได้เจริญก้าวหน้ามาจนถึงปัจจุบันที่จะเป็น
การประมวลผลทันทีและรวมสารสนเทศของทุกแผนกงานเข้าด้วยกัน เป้าหมายสูงสุดคือการได้ระบบ
สารสนเทศแบบบูรณาการ (Integrated System) เพื่อให้สามารถเสนอสารสนเทศที่เพียงพอและทันต่อ
การใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร ลักษณะของระบบบูรณาการของระบบสารสนเทศโดยการ
เชื่อมโยงระบบงานแต่ละระบบงานเข้าด้วยกันโดยมี ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นระบบกลาง
ที่ยึดโยงให้ข้อมูลที่ถูกบันทึกจากแต่ละระบบวิ่งเข้ามายังระบบบัญชีแยกประเภทเพื่อประมวลผลออกมา
ในรูปแบบของงบการเงิน ซึ่งจะอำนวยให้ผู้บริหารได้ผลการประเมินในภาพรวมของสหกรณ์ได้ตลอดเวลา
การประมวลผลในลักษณะนี้เป็นการควบคุมข้อมูลทุกส่วนตั้งแต่แผนกหน้าร้าน (Front Office) จนถึง
ระบบหลังร้าน (Back Office)
3. ระบบ ณ จุดขาย (Point of Sales : POS)
ระบบ POS เป็นเทคโนโลยีการบันทึกข้อมูลที่ทันสมัยสำหรับการขายสินค้า เป็นระบบที่
บันทึกการขายสินค้าทันทีที่ลูกค้านำเงินมาจ่ายเพื่อซื้อสินค้า โปรแกรมจะบันทึกการขายสินค้าพร้อม
บันทึกการรับเงินและลดยอดคงเหลือของสินค้า ในกรณีขายสินค้าเป็นเงินเชื่อโปรแกรมจะบันทึกขาย
สินค้าพร้อมกับบันทึกยอดลูกหนี้และลดยอดสินค้าคงเหลือ การประมวลผลเช่นนี้เป็นการควบคุมเงินสด
ลูกหนี้ และสินค้าคงเหลือได้ในเวลาเดียวกัน อย่างไรก็ตาม การที่จะใช้ระบบ POS อย่างเกิดประสิทธิผล
นั้นควรใช้กับสินค้าที่มีรหัสแท่ง (Barcode) และจะต้องมีอุปกรณ์นำเข้าข้อมูลที่รวดเร็วและแม่นยำ คือ
เครื่องอ่านรหัสแท่ง (Barcode Scanner) การประมวลผลจะเป็นลักษณะ ประมวลผลทันที (Realtime
Processing) โดยผลของการประมวลผลของระบบ POS นี้ จะมีการปรับปรุงแฟ้มข้อมูล บัญชีขายสินค้า
ลูกหนี้การค้า เงินสด และสินค้าคงคลัง ในเวลาเดียวกัน
เทคนิคการตรวจสอบโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วย
1. การตรวจสอบข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์
ในกรณีที่สหกรณ์ใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผลข้อมูล อาจแบ่งเทคนิคการตรวจสอบข้อมูล
ในระบบคอมพิวเตอร์ได้เป็น 2 ประเภท คือ เทคนิคการตรวจสอบที่ไม่ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจสอบ
และเทคนิคการตรวจสอบโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจสอบ
• เทคนิคการตรวจสอบที่ไม่ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจสอบ เทคนิคประเภทนี้ คือ เทคนิค
การตรวจสอบที่ใช้กับการตรวจสอบข้อมูลที่ประมวลผลด้วยมือ ได้แก่ การสังเกตการณ์การ
ปฏิบัติงาน การตรวจสอบเอกสาร การสอบถาม การตรวจนับ การยืนยันยอด การทำซ้ำ
การวิเคราะห์เปรียบเทียบ และการจัดทำผังภาพแสดงทางเดินของเอกสารและระบบงาน
• เทคนิคการตรวจสอบโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจสอบ เป็นการนำความรู้ด้าน
คอมพิวเตอร์มาช่วยในการตรวจสอบข้อมูล เช่น การอ่านแฟ้มข้อมูลและการตรวจความ
ถูกต้องของข้อมูล วิธีการนี้เรียกว่า เทคนิคการตรวจสอบโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจ
สอบ หรือ Computer Assisted Audit Techniques หรือ CAATs
2. ความจำเป็นในการใช้เทคนิคการตรวจสอบโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจสอบ
การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการประมวลผลข้อมูล มีผลกระทบอย่างมากต่อวิธีการตรวจสอบ
เนื่องจากได้มีการเปลี่ยนแปลงวิธีการควบคุม การประมวลผลสลับซับซ้อน มีการสร้างรายการอัตโนมัติ
และการขาดร่องรอยการตรวจสอบที่มองเห็นด้วยตาจนไม่อาจตรวจสอบด้วยตาได้อีกต่อไป ดังนั้น
ในสถานการณ์ที่สหกรณ์ใช้คอมพิวเตอร์จะมีลักษณะโดยรวม ดังต่อไปนี้
• ระบบการประมวลผลที่ยุ่งยากซับซ้อน ขาดหลักฐานการนำเข้าข้อมูลหรือขาดหลักฐาน
ในการติดตามตรวจสอบ เป็นระบบงานที่จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการตรวจสอบ
• ระบบงานที่มีการสั่งงานโดยอัตโนมัติภายในระบบ จำเป็นต้องใช้เทคนิคคอมพิวเตอร์ตรวจ
ระบบควบคุมนั้น
• ระบบงานที่มีปริมาณรายการค้าใหญ่ มีแฟ้มข้อมูลมากและข้อมูลบางส่วนเก็บอยู่ในเครื่อง
ไม่ได้ถูกกำหนดให้พิมพ์ออกมาทั้งหมดหรือพิมพ์เฉพาะยอดรวม จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์
ตรวจสอบแฟ้มข้อมูลเหล่านั้น เพราะการตรวจสอบด้วยมืออาจต้องใช้เวลามาก
เสียค่าใช้จ่ายสูง หรืออาจไม่สามารถทำได้
• ระบบงานที่ประมวลผลในลักษณะออนไลน์เรียลไทม์ จำเป็นต้องใช้ความรู้เทคนิคด้าน
คอมพิวเตอร์ในการตรวจสอบมากเนื่องจากโอกาสที่จะตรวจสอบด้วยมือมีน้อย
• การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจทำให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากกว่าการตรวจสอบ
ด้วยมือ ดังนี้
    -การตรวจสอบโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วย ทำให้สามารถตรวจสอบได้มากและเร็วกว่า
    -การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจสอบเพื่อเปรียบเทียบ หรือหารายการผิดปกติได้รวดเร็ว
และครอบคลุมกว่าการตรวจสอบด้วยมือ
     -การออกแบบเทคนิคการตรวจสอบครั้งหนึ่งแล้ว อาจนำมาใช้ประโยชน์ต่องานตรวจสอบในครั้งต่อไปได้ด้วย
การตรวจสอบระบบการบริหารสินค้าคงคลังโดยใช้คอมพิวเตอร์
ธุรกิจการจำหน่ายสินค้ามักนิยมนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการประมวลผลข้อมูล ทั้งนี้ เนื่องจาก
ความต้องการในการบันทึกความเคลื่อนไหวของสินค้าแต่ละรายการอย่างถูกต้องและรวดเร็ว โดยที่
การบริหารจัดการสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพ คือ การที่ผู้บริหารได้ทราบข้อมูลจำนวนสินค้าคงเหลือ
ตลอดเวลา การที่มีระบบข้อมูลสนับสนุนการสั่งซื้อ การขาย หรือแม้แต่การวิเคราะห์พฤติกรรมการซื้อของ
ลูกค้าย่อมเป็นข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจที่มีผลต่อความสำเร็จธุรกิจประเภทนี้ ดังนั้นการพัฒนาระบบ
การบริหารจัดการสินค้าคงคลังเพื่อนำมาใช้ในการประมวลผลข้อมูลจึงเป็นที่นิยมกันโดยทั่วไป
ประกอบกับประมวลรัษฎากรได้กำหนดให้ผู้ประกอบกิจการจำหน่ายสินค้าจะต้องทำบัญชีสินค้าคงเหลือ
(Stock Card) ซึ่งแสดงรายการเคลื่อนไหวของสินค้าแต่ละรายสินค้าทุกครั้งที่มีการซื้อและขาย
ซึ่งมีปริมาณรายการจำนวนมาก การใช้คนดำเนินการไม่อาจกระทำได้ทันการณ์จึงจำเป็นต้องใช้
คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือในการช่วยจัดทำรายงาน
จากความจำเป็นที่กิจการส่วนใหญ่ใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผลข้อมูลด้านการบริหาร
จัดการสินค้าคงคลัง ซึ่งมักจะประกอบด้วยระบบงานหลายระบบ ได้แก่ ระบบซื้อสินค้า ระบบเจ้าหนี้
การค้า ระบบการจำหน่ายสินค้า ระบบลูกหนี้การค้า และทุกระบบงานจะเชื่อมโยงไปยังระบบสินค้า
คงคลัง จึงอาจกล่าวได้ว่าลักษณะการประมวลผลข้อมูลของระบบการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง
เป็นลักษณะของระบบบูรณาการ ซึ่งมีความซับซ้อนและมีปริมาณรายการจำนวนมาก การตรวจสอบ
ระบบการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง จึงมักจะทำการตรวจสอบตามระบบงานย่อยที่มีอยู่ ดังนั้น
การพัฒนาระบบการตรวจสอบ จึงประกอบด้วยระบบงาน ดังนี้
1. ระบบการตรวจสอบระบบการซื้อสินค้า
2. ระบบการตรวจสอบระบบเจ้าหนี้การค้า
3. ระบบการตรวจสอบระบบการจำหน่ายสินค้า
4. ระบบการตรวจสอบระบบลูกหนี้การค้า
5. ระบบการตรวจสอบระบบสินค้าคงคลัง